ASISTENTE DE LOGISTICA_CARACAS VENEZUELA

Objetivo General

• En coordinación con el Departamento de Logística de ACTED en Caracas, brindar apoyo específico y exclusivo a los procesos de compras, contratación de bienes y servicios, y gestión de inventario de los proyectos ACTED Colombia y Venezuela.

• OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Realizar cotizaciones, estudios de mercado, y levantamiento de expedientes de compra, según lineamientos del supervisor/a directo/a y las políticas de compras de ACTED;

• Coordinar con el equipo logístico de ACTED y proveedores la gestión de servicios de transporte, hospedaje y compra de bienes y servicios;

• Comunicar de manera frecuente, clara y proactiva avances y/o dificultades con procesos logísticos, y de contratación de bienes y servicios;

• Aportar a los reportes logísticos conforme a instrucciones del área logística ACTED.

• Contribuir a la correcta gestión del inventario de insumos y bienes.

• Mantenerse actualizado en torno a las actividades y procesos logísticos de la organización;

• Garantizar que los procesos logísticos en los que participe cumplen con los estándares y requerimientos logísticos institucionales e internacionales;

• Realizar cualquier otra actividad logística, de seguridad, administrativa, de gestión documental, inventario y/o financiera de proyectos que le sean asignadas.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

Compras

- Apoyar al área logística de ACTED con procesos de compras para proyectos, incluyendo la elaboración de órdenes de compra, obtención de cotizaciones y redacción de memos y contratos para revisión/ firma del supervisor/a directa;

• Asegurarse de seguir los procedimientos de compras según el escenario respectivo y las políticas de ACTED;

• Actuar como punto focal con proveedores de bienes y servicios contratados por ACTED.

• Garantizar que la documentación sobre adquisiciones se realice y archive de acuerdo con los procedimientos de ACTED;

• Hacer seguimiento a los procesos de validación, firmas y aprobación de compras, asegurando que las compras y registros pasan entre los equipos logísticos, de finanzas y nivel de coordinación.

Gestión del inventario

En coordinación con el Oficial de Logística ACTED,

• Apoyo con la gestión y mantenimiento de los inventarios;

• Contribuir a los procedimientos de recepción y envío de bienes;

• Usar y mantener el formato de inventario y realizar un inventario físico mensual;

• Asegurarse que los equipos usan correctamente los formatos de inventario. Gestión de los Activos

• Elaboración y control de la lista de activos;

• Elaboración y seguimiento de las comunicaciones;

• Gestionar procesos de ingreso y salida de activos;

• Comprobar que cada uno de los activos está debidamente registrado y archivado;

• Asegurarse de tener activos disponibles y en buen estado para cada misión de la organización. Reportes

• Reportar novedades de manera pronta, clara y proactiva al Oficial de Logística Pais ACTED. -

Participar semanalmente en la reunión de coordinación logística de ACTED.

• Preparar reportes sobre avances en procesos logísticos, conforme a la información y tiempos indicados por el supervisor/a directo.

Transportes

• Apoyar el proceso de planeación logística de desplazamientos en terreno o en la capital, por medio de revisión de medios de transporte y proveedores de servicios disponibles;

• En coordinación con ACTED, gestionar la reserva y compra de vuelos, servicios de transporte terrestre y fluvial para proyectos de las misiones.

• apoyar con la gestión y seguimiento de los vehículos y desplazamientos en misiones de terreno. Comunicación interna

• Generar una dinámica de trabajo armónica, respetuosa y eficiente con el equipo de FLATS de ACTED para lograr la mejor ejecución de los procesos logísticos;

• Monitorear de manera constante los avances en los procesos logísticos, y generar alertas cuando se prevean demoras o dificultades que puedan llegar a afectar la ejecución de los proyectos;

• Proponer de manera ágil y proactiva, respuestas y soluciones a barreras en los procesos logísticos y en el cumplimiento a requerimientos de compras y contratación de servicios.

Habilidades interpersonales

• Amabilidad, aceptación y solidaridad • Empatía • Escucha activa • Respeto

Competencias:

• Dinamismo • Trabajo en equipo • Responsabilidad • Compromiso

• Orientado a los resultados • Transparencia.

PERFIL PROFESIONAL/REQUISITOS

• Educación técnica, tecnológica, egresado en administración logística, administración de empresas, o carreras afines.

• Mínimo cuatro (4) año de experiencia en procesos logísticos, cotizaciones, compras, contratación de proveedores de bienes y servicios, y manejo de inventarios;

• Experiencia en gestión logística con organizaciones del sector social y humanitario será vista favorablemente;

• Deseable conocimiento de proveedores logísticos, de transporte y hospedaje en diversas regiones del país**.**

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CONDICIONES CONTRACTUALES:

• Contrato por prestación de servicios por 2,5 meses, con posibilidades de prorrogas según desempeño y financiamiento.

• Ciudad de Caracas – Venezuela.