Chargé(e) d’Administration et Finances

Contexte

Interpeace est une organisation intemationale de consolidation de la paix qui soutient des initiatives de consolidation de la paix menées localement dans le monde entier. Interpeace adapte son approche à chaque société et veille à ce que son action soit menée localement. En étroite collaboration avec ses equipes et partenaires locaux, Interpeace développe des programmes de consolidation de la paix et soutient la mise en place de processus de changement qui relient les communautés locales, la société civile, le gouvernement et la communauté intemationale.

En sa qualite de partenaire strategique des Nations Unies, Interpeace a son siege a Geneve, en Suisse, et possede des bureaux dans le monde entier.

Pour plus d'informations sur Interpeace, veuillez visiter www.interpeace.org

Objet et aperçu général

Sous la supervision du gestionnaire principal des finances et de l'administration, le/la Chargé(e) de l’Administration et finances aura la responsabilité de veiller à la qualité des données financières des partenaires œuvrant dans la zone qui lui sera assignée. Il/Elle appuiera en outre dans la gestion administrative de sa zone et contribuera dans la gestion budgétaire de l’organisation en veillant sur les affectations budgétaires ainsi que les suivis budgétaires des partenaires.

Il/Elle aura des rôles à jouer dans le secteur de la comptabilité, l’administration, les contrôles internes, les audits, l’appui à la gestion budgétaire et dans le renforcement des capacités des partenaires. Mais aussi dans le suivi et le soutien de la mise en œuvre du programme en veillant au respect des politiques internes, des réglementations des bailleurs de fonds et de la législation locale en RD Congo.

Position au sein de l’organisation

Le/La chargé(e) d’Administration et finances est membre de la section financière de l'unité de soutien global, qui apportera un appui opérationnel dans le domaine d'administration, de finances et appui à l’audit. L'unité de soutien administratif mondial est dirigée depuis le bureau du siège à Genève, bien que les membres de l'équipe soient basés dans différents pays.

Sous la supervision régulière du gestionnaire principal des finances et de l'administration, le /la chargé (e) d’administration et des finances travaille en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe opérationnelle, notamment le personnel administratif, les ressources humaines, le personnel du programme et le personnel des partenaires afin de créer une fonction financière et administrative plus efficace et efficiente pour un Interpeace agile, réactif et performant.

Taches Spécifiques

Sous orientations et en collaboration avec le gestionnaire principal des finances et de l'administration, ce poste aura comme objectifs principaux :

• Garantir l'exactitude de toutes les informations et de tous les documents comptables enregistrés dans le logiciel de comptabilité Quick Books pour les partenaires de mise en œuvre et Sun Systems pour Interpeace, tout en tenant compte du respect strict des procédures internes.

• Centraliser toutes les importations comptables de sa zone, pour ce qui est des partenaires et bureaux Interpeace sur une base mensuelle et dans les délais impartis.

• Réconcilier tous les paiements effectués par Mobile Money sur une base mensuelle.

• Apporter un appui au Gestionnaire Principal des Finances et Administration dans la réalisation des audits de projets et des audits statutaires de consolidation dans les délais impartis.

• Apporter un appui dans le suivi budgétaire des partenaires de sa zone : produire et partager le BvA avec une analyse détaillée après concertation et validation du gestionnaire principale de l’administration et finances.

• Fournir sur une base mensuelle, en temps opportun, des dossiers financiers révisés précis et complets et des documents justificatifs pour les partenaires et/ou le bureau assigné par le biais de l'outil en ligne pour la consolidation.

• Suivre avec les financiers des partenaires et/ou du bureau la mise en œuvre des recommandations de contrôle interne jusqu'à leur résolution (contrôles mensuels, audits internes et externes, revues internes, etc.)

• Avec les conseils du gestionnaire principal des finances et de l'administration, soutenir la performance d'Interpeace en examinant les politiques et les procédures, en offrant une formation au personnel et/ou aux partenaires, en surveillant les finances ou en évaluant les risques au sein des partenaires et/ou des bureaux assignés.

• Appui administratif dans sa zone en assurant les contacts avec les différents services étatiques ainsi que les partenaires externes conformément au besoin qui se présente.

Garantir l’exécution des opérations d’approvisionnement conformément à la procédure en vigueur.

Compétences techniques requises :

• Maîtrise des outils comptables et de gestion financière (ex. : QuickBooks,, Sun System).

• Connaissance approfondie des normes comptables.

• Excellente maîtrise d’Excel et des outils bureautiques (Word, PowerPoint).

• Capacité à établir des rapports financiers clairs et fiables.

• Bonne compréhension des processus administratifs et financiers des ONG Internationales.

Qualités personnelles :

• Rigueur, sens de l’organisation et discrétion.

• Esprit d’analyse et capacité à résoudre les problèmes de manière proactive.

• Bonne relationnel et aptitude à travailler en équipe.

• Capacité à gérer le stress et les priorités.

• Intégrité et sens de l’éthique professionnelle.

Expériences souhaitées :

• Minimum 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans une ONG.

• Expérience en gestion opérationnelle des partenaires de mise en œuvre et des projets.

• Une expérience dans la gestion de fonds de bailleurs internationaux constitue un plus.

Formation :

• Titulaire d’un Bac +5 en gestion financière, finance d’entreprise ou dans un domaine pertinent en lien avec les missions du poste, ou justifiant d’une expérience professionnelle significative dans le domaine.

Interpeace attache de I 'importance à la diversite de son personnel et vise à atteindre une plus grande parite hommes-femmes à taus les niveaux de son travail.

Compétences d'Interpeace

• Collaboration

• Communication

• Recherche de résultats

• Adaptabilité et apprentissage continu

• Respect de la diversité

Facteurs de réussite :

• Excellentes compétences sociales et interculturelles, compétences de communication exceptionnelles pour une variété de parties prenantes de différents horizons ;

• Approche flexible pour travailler dans un contexte en évolution et capacité à livrer sous pression et dans des délais serrés ;

• Compétences exceptionnelles de développement des réseaux relationnels et de mise en confiance

• Créatif avec un engagement en faveur de l'inclusion et développement de consensus;

• Compétences exceptionnelles dans la coordination de processus complexes et sensibles et la conception de processus participatifs ;

• Être de bonne intégrité et forte sensibilité aux différences de culture, de genre, de religion, de sexualité, de nationalité et d’âge.

• Personnalité équilibrée et calme avec tact

Désire

• Forte attention aux détails et une capacité à travailler de manière autonome et sous pression ;

• Esprit ouvert, créatif, flexible et orienté vers la recherche de solutions lorsqu’un problème se pose ;

• Bonne intégrité et forte sensibilité aux différences de culture, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge ;

• Facteur de succès

• Identifie et adhère aux valeurs fondamentales et aux principes de travail d’Interpeace

• Engagement pour l’inclusion ;

• Un penseur novateur et critique doté de vastes compétences en résolution de problèmes

Interpeace attache de l’importance à la diversité de son personnel et vise à atteindre une plus grande parité hommes-femmes à tous les niveaux de son travail.